Ö R N E K:
Zeytinburnu Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç
Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Kurumun arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi, mevcut arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesi, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramaması, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve milli menfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini ve saklanmasına lüzum kalmayan malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2- Bu Yönetmelik, Zeytinburnu Belediyesi birimlerinin arşivleme ve imha işlemlerini kapsar.
Dayanak
Madde 3- Bu Yönetmelik, Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok edilmesi hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin değiştirilerek Kabulü Hakkındaki 3473 Sayılı Kanunun 6 ncı maddesine göre çıkarılan ve 16.05.1988 tarih, 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” esaslarına ve 22.02.2005 tarih, 25735 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik hükümlerine göre düzenlenmiştir.
Tanımlar
Madde 4- Bu Yönetmelikte geçen; a)Birimler: Zeytinburnu Belediyesi Müdürlüklerini, b)Kurum arşivi: Kurumun teşkilatı içinde yer alan ve birimlerde saklama süresini tamamlayan evrakın saklandığı arşivi, c)Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Kurumun işlemleri sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet Hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, d)Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, belediyenin kurumda saklaması gereken her türlü belgeleri, e) Ayıklama: Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu hâlde, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini, f) İmha: İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilecek usul ve esaslara göre imhası işlemini, g)Kurum Arşivi : Zeytinburnu Belediyesi Kurum Arşivi’ni, h) Genel Müdürlük: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birimlerde ve Kurum Arşivinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma Koruma yükümlülüğü
Madde 5- Birimler arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler. Birimler arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; 3 a)Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, b)Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından, c) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından, d)Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden, e)Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, sorumludur.
Kurum Arşivleri
Madde 6- Kurumun belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme “Birimlerde”, daha uzun süre saklayacağı arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme “Kurum Arşivi”nde muhafaza edilir. Kurumun elinde bulunan arşivlik malzeme birimlerde 1 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. ........"
AYRICA, BELEDİYE TAHSİLAT YÖNETMELİĞİ
Kullanılmış Makbuzların Muhafazası
Madde 35- Tamamen kullanılan makbuzlar teftiş görünceye kadar tahsil şefi veya memuru yoksa tahsil katibi tarafından kilit altında muhafaza olunur.
