4734 sayılı KİK'nun 22'nci maddesinde ".......Bu maddeye göre yapılacak alımlarda, ihale komisyonu kurma ve 10 uncu maddede sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir." denilmiş olup,
MİHBY'nin 'Tanımlar' başlıklı 3'ncü maddesinde
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
...........
d) Fatura: İş, mal veya hizmet alımlarında, işin, malın veya hizmetin özelliğine veya alımın yapıldığı yere göre düzenlenmesi gereken belgelerden;
1) Faturayı,
2) Fatura yerine geçen belgelerden serbest meslek makbuzu, gider pusulası, müstahsil makbuzu, giriş ve yolcu taşıma biletleri ile Uluslararası Hava Taşıyıcıları Birliği üyesi şirketlerce düzenlenen elektronik yolcu biletlerini, akaryakıt pompalarına bağlı ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişini,
3) Kanunen yukarıdaki belgeleri düzenlemek zorunda olmayanlardan alınan Yönetmelik eki Harcama Pusulasını (Örnek: 1),
4) 31/12/2005 tarihli ve 26040 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte belirlenen asgari bilgileri taşıyan alındıyı,
,,,,,,,,,
e) Harcama Talimatı: Kamu ihale mevzuatına tabi olmayan bir giderin idare adına geçici veya kesin olarak ödenebilmesi için giderin konusunu, gerekçesini, yapılacak iş veya hizmetin süresini, tutarını, kullanılabilir ödeneğini, tertibini, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgileri gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi (Örnek: 2),
,,,,,,,,,,,,,
ğ) Onay Belgesi: İhale usulüyle yapılacak alımlarda, kamu ihale mevzuatında standart form olarak belirlenen ihale onay belgelerini; doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi,...." ifade eder şeklinde tanımlanmış olup,
Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler' başlıklı 4'ncü maddesinde ise .....
b) Ön ödemelerde;
1) Avans veya kredi suretiyle yapılacak ön ödemelerde; harcama talimatı, ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesi," ne yer verilerek, gerekli açıklamalarda bulunulmuştur.
Bu bağlamda, mutemetler, harcama talimatı ve onay belgesi olmadan, herhangi bir harcamada bulunamazlar,Sorunuzda belirtilen Yönetmeliğin 11'nci maddesine göre de, aldıkları avansın mahsuplarını gerçekleştirirler.
