5393 sayılı Belediye Kanunu'nun 'Gündem' balıklı 21'nci maddesinde " Her ayın ilk günündeki belediye meclis gündemi belediye başkanı tarafından belirlenerek en az üç gün önceden üyelere bildirilir ve çeşitli yöntemlerle halka duyurulur." denilmiş olup
Söz konusu Kanun'un 'Encümen toplantısı' başlıklı 35'nci maddesinde de " Belediye encümeni, haftada birden az olmamak üzere önceden belirlenen gün ve saatte toplanır. Belediye başkanı acil durumlarda encümeni toplantıya çağırabilir. Encümen üye tam sayısının salt çoğunluğuyla toplanır ve katılanların salt çoğunluğuyla karar verir. Encümenin 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu uyarınca ihale komisyonu olarak yapacağı toplantılarda da bu hüküm geçerlidir. Oyların eşitliği durumunda başkanın bulunduğu taraf çoğunluk sayılır. Çekimser oy kullanılamaz. Encümen gündemi belediye başkanı tarafından hazırlanır. Encümen üyeleri, başkanının uygun görüşü ile gündem maddesi teklif edebilir. Belediye başkanı tarafından havale edilmeyen konular encümende görüşülemez. Encümene havale edilen konular bir hafta içinde görüşülerek karara bağlanır. Alınan kararlar başkan ve toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanır. Karara muhalif kalanlar gerekçelerini de açıklar. Encümen başkan ve üyeleri, münhasıran kendileri, ikinci derece dâhil kan ve kayın hısımları ve evlatlıkları ile ilgili işlerin görüşüldüğü encümen toplantılarına katılamazlar" hükmüne yer verilmiştir.
Bu bağlamda;
1-(Bir aydaki 4 hafta haricinde) Belediye başkanı, acil durumlarda, konusunu belirtmek suretiyle (üyelere bildirilir ve çeşitli yöntemlerle kendisine duyurulur.) encümeni toplantıya çağırabilir
2- Aynı Kararda, Karara muhalif kalanların gerekçelerini (imzaları ile) de açıklarlar.
