Değerli abonemiz,
Belgelenmesi gereken durumların tespit eden kişilerce hazırlanarak taraflar tarafından imzalanan belgeler tutanak olarak adlandırılmaktadır. Aksi ispat edilene kadar tutanak belgeleri hukuken geçerli olan belge durumundadır. Başka bir deyimle tutanak, herhangi bir olay, konu ve şahısla ilgili olarak yer ve zaman belirtmek suretiyle, mevcut turumu tespit etmek, gördükleri, duydukları ve bizzat yaptığı araştırmaları açıklamak üzere hazırlanan ve olay yerinde hazır bulunan ilgili şahıslara okutturularak, doğruluğu anlaşıldıktan sonra birlikte imza altına alınan yazılı belgeler” dır. Tutanaklar;
-Görevli memurlar tarafından düzenlenmelidir.
-Görev sırasında veya görevle ilgili konularda düzenlenmelidir.
-Yer ve zaman belirtilerek düzenlenmelidir.
-Mevcut durumu tespit etmek veya görülen, duyulan, konuşulan veya bizzat yapılan çalışmaları açıklamak için düzenlenmelidir.
-Olayda hazır bulunan ilgili kişilerle birlikte düzenlenmelidir.
-Olayda hazır bulunan kişilere okutturulması, okuma bilmeyenlere okunması gerekmektedir.
-Doğruluğu anlaşıldıktan sonra ilgili kişiler tarafından imzalanmalıdır.
-Tutanakları imzalama konusunda itiraz varsa nedenleriyle birlikte tutanakta belirtilmelidir.
İşyerine gidilmesi sonucunda tahliye edilen yerin resimlendiği ve durumunun belgelendirildiği olayda görevli bir memur tarafından imzalanmasının raporlama olarak kabul edilebileceği, kiracının kiraladığı yeri tahliye ettiğini yazılı veya şifahi bildirmesi üzerine yerine gidilerek düzenlenen tutanağın en az iki memur tarafından imzalanması tahliye eden kiracının da hazır bulunması ve tutanağın birlikte imzalanması gerektiği görüşündeyiz.
Belediyeniz tarafından kiralanan yerin kira kontratına uygun olarak tahliye edilip edilmediği, varsa taşınmazla birlikte verilmiş taşınır mal vb. değerlerin (kapı, pencere, cam, çerçeve, sayaç vb.) durumunda mevcut olup olmadığı, kırık, dökük, hasar zarar, ziyan vb. durumun bulunup bulunmadığı ileride hukuki bir sorun ve anlaşmazlık yaşanmaması bakımından kiracının da tahliye edilen taşınmazla ilgili teslimde hazır bulunmasının gerektiği tavsiyeye değer görülmüştür.
