Değerli abonemiz,
Memurlar bakımından; 657 sayılı Kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ile 2 seri Nolu Kamu Personeli Genel Tebliğine göre son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmedikçe memur sicil dosyalarının arşivden kaldırılamayacağı devir ve imha edilemeyeceği,
İşçiler bakımından ise; 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75 inci maddesine göre; İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 86 ncı maddesine göre; İşveren bir ay içinde 4 üncü ve 5 inci maddeye tâbi çalıştırdığı sigortalıların ve sosyal güvenlik destek primine tâbi sigortalıların;
a) Ad ve soyadlarını, T.C. kimlik numaralarını,
b) 80 inci maddeye göre hesaplanacak prime esas kazançlarını,
c) Prim ödeme gün sayıları ile prim tutarlarını,
gösteren ve örneği Kurum tarafından çıkarılacak yönetmelikle belirlenen asıl veya ek aylık prim ve hizmet belgesini, 4 üncü maddenin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamındakiler için en geç Kurumca belirlenecek günün sonuna kadar, diğer sigortalılar için ise ait olduğu ayı takip eden ayda Kurumca belirlenecek günün sonuna kadar Kuruma vermekle veya sigortalı çalıştırmadığı takdirde, bu hususu sigortalı çalıştırmaya son verdiği tarihten itibaren, onbeş gün içinde Kuruma bildirmekle yükümlüdür.
İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.
Aylık prim ve hizmet belgesi işveren tarafından verilmeyen veya çalıştıkları Kurumca tespit edilemeyen sigortalılar, çalıştıklarını hizmetlerinin geçtiği yılın sonundan başlayarak beş yıl içerisinde iş mahkemesine başvurarak, alacakları ilâm ile ispatlayabilirlerse, bunların mahkeme kararında belirtilen aylık kazanç toplamları ile prim ödeme gün sayıları dikkate alınacağı hükme bağlanmıştır.
Bu bağlamda işlem gören evraklarınızın 18/10/2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” ve eklerine Standart dosya Planlarına uygun olarak saklanması teftiş gördü diye evrakların imha edilmemesi ve/veya arşivlenmesinden vazgeçilmemesi gerektiği tereddütlerinizin Çevre ve Şehircilik Bakanlığı "Yerel Yönetimler Genel Müdürlüğü" ve Devlet Arşivleri Başkanlığı ile yazışmak suretiyle giderilmesi gerektiği tavsiyeye değer görülmüştür.
